Klanten zoeken het zelf op.
InStock geeft je klanten 24/7 toegang tot je artikelen, voorraad en documentatie. Geen telefoontjes meer voor productvragen, geen mail-rondjes voor MSDS-bladen, geen "moet ik even nakijken". Zij vinden zelf, jij houdt tijd over.
24/7
Live ERP
Eigen domein
In huisstijl
EU-hosting
Een portaal dat zichzelf verdient.
InStock is gebouwd voor één doel: voorkomen dat jouw team dagelijks dezelfde vragen beantwoordt. Voorraad-vragen, prijsvragen, productspecs, documentatie-aanvragen. Stuk voor stuk werk dat de klant net zo goed zelf kan doen, in een veilige omgeving, op zijn eigen tempo.
Resultaat: minder tijdrovers in je inbox, meer ruimte voor het werk waar je écht onderscheidend in bent. Wij zijn er in 16+ jaar achter gekomen dat dit voor veel groothandels en distributeurs de snelst terugverdiende portal-investering is.
3w
typisch live
24/7
beschikbaar voor klanten
16+
jaar ervaring
Wat InStock precies doet.
Zes kernfuncties, scherp afgebakend. Geen oneindige feature-lijst, wel precies wat je nodig hebt om je klanten zichzelf te laten bedienen.
Realtime voorraad
Actuele voorraadstanden zonder dat iemand hoeft te bellen. Klanten zien zelf wat er klaar staat en wat tijdelijk op is.
- Realtime
- Per locatie
- Alerts
- Indicatoren
Filters & zoeken
Zoeken op artikelnaam, EAN-code, merk, categorie of omschrijving. Filters die jij vooraf instelt op basis van je productattributen.
- Volledige zoek
- Filters
- Categorieën
- Merken
Online offertes
Klanten vragen direct een offerte aan voor wat ze zien. Inclusief regelvalidatie, hoeveelheden en automatische verzending naar jouw sales-team.
- Aanvragen
- Validatie
- Historie
- Sales direct
Productdocumentatie
MSDS-bladen, product sheets, certificaten en gebruikshandleidingen aan elk artikel gekoppeld. Klanten halen ze zelf op, jij hoeft niet meer te mailen.
- MSDS
- Sheets
- Certificaten
- Downloads
Klant-historie
Eerdere offertes, orders en bekeken artikelen blijven bewaard per klant. Gebruikers loggen in en zien direct waar ze vorige keer mee bezig waren.
- Per klant
- Offerte-log
- Order-log
- Saved items
Voor wie InStock werkt.
Vier vertrekpunten waar InStock zich het sterkst bewezen heeft. In alle vier gaat het om hetzelfde principe: een ruim assortiment, klanten die regelmatig vragen, en een team dat z'n tijd liever ergens anders aan besteedt.
Internationale handel & FMCG
Merkartikelen, per pallet besteld
Voor internationale handel in merkartikelen waar klanten per pallet bestellen. Met InStock zien ze live prijzen en voorraad, en plaatsen ze hun order zelf binnen ingestelde drempels.
AES International
Voedingsmiddelen & ingrediënten
Allergenen, labels en gewichten
Voor de food sector waar elke partij andere allergenen en MHD's heeft. Klanten zien actuele voorraad per partij en halen labels en certificaten zelf op.
ColdserviceBdairy
Onderdelen & automotive
Productspecs en compatibiliteit
Voor automotive en machine-onderdelen waar EAN-codes en compatibiliteit beslissend zijn. Klanten zoeken op nummer, vinden direct het juiste artikel en de voorraadstatus.
2MOBILITY
B2B distributie
Een eigen ordering-portaal voor dealers
Voor distributeurs die hun dealernetwerk een eigen omgeving willen geven. Per dealer eigen prijzen, eigen historie en eigen offerteflow.
Plus RetailBax-shop
InStock haalt op, klanten kijken.
InStock pakt data uit je ERP en presenteert die aan jouw klanten in een veilige omgeving. Geen extra databases, geen dubbele waarheid, geen handmatige synchronisatie. Wat in je ERP staat, klopt in InStock, want het komt er rechtstreeks vandaan.
Daarbij stroomt het ook de andere kant op: offerteaanvragen, downloads en gebruiksdata gaan terug naar jou. Zo zie je niet alleen wat klanten doen, je kan er ook concrete commerciële stappen mee maken.
- Eén bron van waarheid, in je ERP.
- Geen handmatige synchronisatie meer.
- Gebruiksdata terug naar jouw sales-team.
Wat verandert er als InStock live gaat?
Niet abstract, wel concreet, vanaf de eerste dag dat je klant inlogt.
Nu
- Hetzelfde voorraad-vraagje vijf keer per dag aan de telefoon krijgen.
- MSDS-bladen en product sheets per mail uitsturen op aanvraag.
- Een gedateerde productlijst die klanten opnieuw moeten doorbladeren.
- Klanten die niet weten welke kleur of maat in voorraad is.
- Offerteaanvragen die ergens in een mailbox blijven hangen.
- Niet weten waar je vorige levering aan een klant ook al weer over ging.
Met InStock
- Klanten kijken zelf, op het moment dat ze de vraag hebben.
- Documentatie direct downloadbaar per artikel, altijd recent.
- Live catalogus met afbeeldingen, attributen en zoekfilters.
- Realtime voorraad per variant, met indicatoren voor "bijna op".
- Offerteaanvragen die centraal binnenkomen, met klantcontext.
- Klant-historie zichtbaar voor jouw team én de klant zelf.
Klantdata blijft van de klant.
Een portaal met productdata en offerteaanvragen is een doelwit, óók als de data zelf niet bijzonder gevoelig is. We pakken het aan zoals het hoort, vanaf de eerste regel code.
Wachtwoord & MFA
Jij bepaalt wie InStock kan zien. Wachtwoord-beveiligd standaard, tweetraps-verificatie optioneel per klantgroep.
Klant ziet alleen eigen data
Per klantaccount stel je in welke artikelen, prijzen en voorraadlocaties zichtbaar zijn. Geen kruiskijken tussen klanten.
Audit op aanvragen
Elke offerte-aanvraag en download wordt geregistreerd met tijdstip en gebruiker. Achteraf altijd verklaarbaar.
EU-hosting & AVG
EU-hosting, encryptie at rest en in transit, dataverwerkersovereenkomst en retentie-beleid vooraf vastgelegd.
Sluit aan op je ERP.
Standaard koppelingen met de bekende ERP's. Andere bron? Dan koppelen we hem, in vrijwel alle gevallen.
Van demo tot eerste klant live.
Vast ritme zodat je weet waar we staan. Bij een standaard setup ben je in 3 weken klaar.
01
Demo & match check
Half uur online of een uur op locatie. We laten InStock zien op een vergelijkbare situatie en kijken of het past op jouw assortiment en klantenkring.
02
ERP-koppeling opzetten
We sluiten InStock aan op je ERP-pakket, halen productdata en voorraad op en stellen filters en attributen in op basis van je assortiment.
03
Huisstijl & domein
Logo, kleuren, typografie en eigen domein (instock.jouwbedrijf.nl). InStock voelt aan als jouw merk, niet als een externe tool.
04
Klanten uitnodigen
Gefaseerd toegang verlenen. Eerst een testgroep, dan breed. Wij begeleiden de eerste klanten en zien de gebruiksdata mee zodat we kunnen bijsturen.
05
Doorontwikkeling
Een nieuwe filterdimensie, een extra rapport, een betere zoekfunctie, kleine uitbreidingen verwerken we in iteraties. Onderhoud en updates onder SLA.
Na livegang blijven we.
Een portaal opleveren is niet het einde, het is de echte start. Op dat moment komen de eerste klanten binnen en zie je pas waar het schuurt. Wij blijven beschikbaar voor de eerste maanden intensief, en daarna structureel onder SLA.
Concreet betekent dat: een vast aanspreekpunt, SLA-respons, monitoring die naar ons alarmeert voordat jouw klant het merkt, en doorontwikkeling op basis van wat we zien in de gebruiksdata.
- Vast aanspreekpunt, geen ticketsysteem-roulette.
- Monitoring op uptime, performance en sync-status.
- Reguliere updates met release-notes vooraf.
- Doorontwikkeling op basis van gebruiksdata.
- Roadmap-sessies twee keer per jaar.
Veelgestelde vragen.
Wat we het meest horen bij een eerste kennismaking. Eerlijk beantwoord.
Krijgen we offerteaanvragen direct in ons systeem?
Ja. Offerteaanvragen komen binnen via een centraal overzicht, plus optioneel als notificatie naar je sales-team of direct in je ERP/CRM. We koppelen het aan wat jullie gewend zijn.
Wat kost een koppeling of portaal?
Dat hangt af van de stromen, systemen en schermen die meedoen. Na de gratis proces-scan krijg je een fixed-fee offerte: één vast bedrag voor een afgesproken scope. Geen uurtje-factuurtje met open eind en geen meerwerk-discussies achteraf.
Hoe lang duurt het voordat het live staat?
Een gangbare koppeling tussen twee systemen staat in 4 tot 6 weken op productie. Zwaardere trajecten, bijvoorbeeld met SAP, meerdere administraties of een datamigratie, lopen tot 8 weken of langer. Wat voor jou geldt, zie je vooraf terug in de planning.
Met welk ERP werkt InStock?
Standaard met AFAS, Exact, SnelStart, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Business Central en e-Boekhouden. Heeft jouw ERP een API of bestandsformaat (CSV, XML, JSON)? Dan kunnen we het in vrijwel alle gevallen koppelen.
Kunnen we per klant verschillende prijzen tonen?
Ja. Per klantaccount stel je in welke prijslijst of staffel zichtbaar is. Dealer-specifieke condities, volumekortingen of contractprijzen, allemaal te configureren zonder dat de klant prijzen van anderen ziet.
Wat als ons assortiment vaak verandert?
Geen probleem. InStock synchroniseert standaard meerdere keren per dag met je ERP. Nieuwe artikelen verschijnen vanzelf, oude verdwijnen of worden gemarkeerd. Frequenter syncen kan ook, tot realtime.
Hoe werken de klantaccounts?
Jij maakt één hoofdgebruiker per klant aan. Die klant maakt vervolgens zelf zijn eigen gebruikers, rechten en toegang tot specifieke productgroepen aan. Beheer ligt bij de klant, je hoeft er zelf niet tussen te zitten.
Kan InStock ook op mobiel?
Ja, responsive is standaard. We testen op iOS Safari en Android Chrome bij elke release. Voor klanten op de werkvloer die snel een EAN willen scannen, kunnen we een lichte mobiele variant met scannerondersteuning bouwen.
Is het AVG / GDPR-proof?
Ja. Encryptie at rest en in transit, EU-hosting en een verwerkersovereenkomst horen er standaard bij. We verwerken alleen de gegevens die functioneel nodig zijn en hanteren heldere bewaartermijnen.
Tijd voor je eigen InStock.
Een half uur online of een uur op locatie. We laten InStock zien op een setup die op de jouwe lijkt, en geven je een eerlijk beeld of het past.